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解析高效远程会议怎么开

发表日期:2019-05-17 10:43文章编辑:事了了浏览次数: 标签:    

        从一开始决定建设事了了,团队始终坚持以众包的形式来打造这个众包平台,两年来,我们真的做到了。我们的开发团队分散在全国各地,我们用着来自世界500强企业的工程师;我们的员工,可以宅在家,也可以走天涯,享受众包带来的“新世界”。当然,这期间,沟通就成了关键,其中运用最多的就是远程会议。今天我将远程会议的经验和总结记录下来,希望对需要远程沟通的你有所帮助。


 



 

一、确定会议目的、议程

远程会议也是会议,为保证会议的高效,达到会议目的,议程必须根据会议目的条理清晰地罗列清楚,并在会议开始至少提前4H给到与会人员。

二、确定人选

很多公司喜欢开大会,甚至是全员会议,一帮人在那里你一言我一语,有时开了一天也没个结果。会议最切记的就是拉着无关人员一起开会,尽可能缩小会议规模。乔布斯带领苹果成为世界上最有价值的公司之一,致力于创造对消费者友好的产品。他召开会议时,尽可能缩小其规模。有一次,乔布斯与苹果广告部门开例会,发现一个不经常出席会议的人,他询问她是谁,然后让她离开了。乔布斯自己也遵循这个规则:当奥巴马总统邀请他参加科技巨头会议时,乔布斯拒绝了,因为客人名单太长。

远程会议尤其是这样,不要觉得多一个人参加多一份力量,这不是参加体力劳动,很可能多的那个人就是在浪费资源。考虑到远程会议需要借助设备、时长、人员精力等,一般10人以下比较合适。



 



 

三、选择远程会议形式

如果有条件的企业,花了几万,几十万购买了远程会议硬件设备,那这条就忽略。这里我主要分享免费的情况下如何选择设备。

如果会议还在讨论或者风暴阶段,大可不必开同步会议,可以使用微信的语音留言,给出讨论的截止时间即可。这样的好处是,与会人员可以重复听到每个人的发言,便于思考,其次,留言的方式也可以给发言者留出思考的时间、节约不必要的等待时间。

如果会议不需要演示,并且所处环境不允许的情况下,可以选择微信语音同步会议。好处是,比较便捷,也可以利用碎片时间,短小会议比较试用。

如果需要同步共享信息,可以选择远程会议软件,网上有不少免费的会议软件,比如MIKOGO,金谷等。也可以直接用QQ(注,讨论组里面的屏幕分项功能)MSN。

四、远程会议时间最好控制在1H,最长不超过2H

毕竟借助设备沟通,受网络、设备、环境的影响,通话质量和场景远不如面对面沟通,一般参会者需要集中精力,时间一长就会不舒服,精力就分散了。会议的最佳时间在45分钟,最长不超过2H,如果超过2H的议题,建议分成多次会议讨论。

为保证会议的高效,这时需要会议组织者和参会成员做好充分的会前准备。组织者提前半天(至少)将会议资料、议程等分发给参会人员,并跟催大家提前研究资料,根据议程,做好发言准备。必要时,组织者可以会前单独与会者初步沟通,帮其梳理会议信息。以便会中节约时间,高效产出。


 



 

五、会议组织者增加互动频次,把控会议议程

远程会议,不能看到每个参会者的表情、状态、动作,不在同一环境下,特别容易分散注意力,甚至偏离会议议程。此时,会议组织者一定不能出现一言堂,要根据会议进展情况,增加与参会人员的互动,并及时梳理,回顾每个阶段的会议结果。

六、会议纪要、会后总结很重要

会议达成的共识、作出的决定要及时记录,远程会议本身就没有面对面沟通的效果好,第二,全员也不可能每分钟都精神集中不开小差,第三,不排除会议中设备故障,网络中断等问题。所以远程会议纪要、会后总结就显得尤为重要。

 

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